Datenschutzhinweise zum Videokonferenzsystem (BigBlueButton)

Diese Datenschutzhinweise ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung des SFBB.

Zwecke der Verarbeitung

Benutzerverwaltung

• Registrierung von Nutzerinnen und Nutzern
• Verwaltung und Authentifizierung zur Planung und Durchführung von Videokonferenzen

Durchführung der Vidiokonferenz

• Durchführung von Videokonferenzen im Rahmen des Fortbildungsangebot
• Kommunikation innerhalb der Verwaltung sowie mit externen Stellen

Rechtsgrundlage

Benutzerverwaltung

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 BlnDSG
• Art. 88 DSGVO i. V. m. § 18 BlnDSG i. V. m. § 26 BDSG

Vidiokonferenz

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 3 BlnDSG (Einwilligung, soweit optional)
• Art. 88 DSGVO i. V. m. § 18 BlnDSG i. V. m. § 26 BDSG

Kategorien verarbeiteter Daten

Benutzerverwaltung

• Name, E-Mail-Adresse
• Rolle der Nutzerin / des Nutzers
• Konferenzraumdaten

Vidiokonferenz

• Name, E-Mail-Adresse, Benutzername
• Audio- und Videodaten (optional)
• hochgeladene Dokumente
• Chatnachrichten und Umfrageinhalte
• Sitzungs- und Authentifizierungsdaten (inkl. Cookies / Metadaten)

Empfänger der Daten

• zuständige Verwaltungsmitarbeitende (Nutzerverwaltung)
• Teilnehmende innerhalb einer Konferenz (technisch erforderlich)
• Konferenzmoderation (z. B. bei Aufzeichnungen / Dokumentationen)
• Auftragsverarbeiter / Plattformanbieter des Videokonferenzsystems (Firma: infra.run)

Drittlandübermittlung

Keine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR. Die im Rahmen der Nutzung erhobenen Daten werden in unserem Auftrag von infra.run verarbeitet und auf Servern in Deutschland gespeichert.

Speicherdauer

• Stammdaten: bis zur Löschung des Accounts
• Sitzungsdaten: nach Zweckwegfall
• technische Betriebsdaten: nur solange erforderlich
• Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen

Cookies / technische Hinweise

• ausschließlich technisch notwendige Cookies
• keine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich

Rechte und alternative Kontaktmöglichkeiten

Da die Umfrage anonym durchgeführt wird und keine direkten Identifikationsdaten erhoben werden, ist eine Zuordnung der Antworten zu einzelnen Personen in der Regel nicht möglich. Die Wahrnehmung von Betroffenenrechten (z. B. Löschung einzelner Antworten) ist daher technisch nicht oder nur eingeschränkt möglich. Unabhängig davon können Sie sich bei Fragen auch an uns oder den behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden.